Wie elektronischer Datenaustausch EDI für effiziente Bestellprozesse und für mehr Effizienz im Einkauf sorgt

Jessica, sei responsabile presso EM delle integrazioni EDI della clientela. Cosa significa esattamente EDI?

EDI è l’acronimo di Electronic Data Interchange, ovvero lo scambio elettronico di dati tra partner commerciali. Si tratta quindi della possibilità di trasmettere automaticamente e in digitale documenti standard come ordini e relative conferme, fatture o notifiche di consegna. Tutto questo riduce le procedure manuali, previene gli errori e accelera sensibilmente i processi.

Due esempi: Un importante cliente industriale utilizza il Punchout per accedere direttamente al nostro Webshop dal proprio sistema ERP, consultando così prezzi e disponibilità degli articoli aggiornati in tempo reale.

Un altro cliente ha velocizzato notevolmente le proprie procedure contabili grazie all’emissione automatica delle fatture tramite EDI.

In veste di cliente, come devo immaginarmi il processo d’ordine? Come ordino?

Come cliente potrebbe effettuare un ordine direttamente dal suo sistema ERP, che lo trasmette automaticamente a noi nel formato EDI corretto. Naturalmente, l’integrazione funziona allo stesso modo anche con piattaforme come ad esempio Ariba. In alternativa, potrebbe utilizzare il meccanismo Punchout che consente di passare direttamente dal proprio sistema all’EM.Webshop, selezionare i prodotti desiderati e trasferire poi l’ordine nel proprio sistema. L’intero processo d’ordine si svolge così in modalità completamente digitale.

Quanti sono i clienti che già utilizzano EDI?

Abbiamo già oltre 100 aziende clienti – da piccole a grandi realtà – che impiegano attivamente EDI. Il numero è in costante crescita, perché sempre più clienti riconoscono e sfruttano i vantaggi dei processi automatizzati.

In veste di cliente che intende predisporre la propria azienda all’utilizzo di EDI, come devo procedere?

Per prima cosa è importante valutare gli obiettivi e le aspettative a monte di questa scelta. Tra questi rientra anche un’analisi dei processi interni e dei propri sistemi IT in modo da definire i requisiti e verificarne la fattibilità. Poi è consigliabile mettersi in contatto con il nostro personale specializzato per discutere i presupposti tecnici e le interfacce più adatte. Anche formazioni e test sono passaggi fondamentali prima dell’attivazione effettiva.

Ci sono sfide ricorrenti che ti capita di vedere in progetti come questi?

Sì, spesso si tratta di standard tecnici differenti o di iter di processo non ben definiti tra i partner. L’allineamento delle interfacce richiede spesso particolare attenzione. Una buona pianificazione e una stretta collaborazione permettono comunque di superare queste sfide senza problemi.

Cosa dicono i clienti dopo i primi sei mesi di integrazione EDI ben riuscita?

Secondo la mia esperienza, i loro processi d’ordine sono sensibilmente più rapidi e semplici. Devono inserire manualmente meno dati, quindi risparmiano tempo. Apprezzano anche la maggiore trasparenza e tracciabilità degli ordini. Nel complesso, l’integrazione EDI porta a una maggiore efficienza e a una collaborazione più stretta con noi, in qualità di fornitori.